Alarm Set-Off
If an Alarm is Set Off by a Team Member or Vendor
If you set off the alarm, you are 100% accountable to stop the owner from receiving a citation.
Step 1: Contact the Alarm Company immediately
Whoever Set it off (Engineer, Property Agent, or Housekeeping vendor)
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Alarm company info is in Breezeway:
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Property profile.
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Locate the “Alarm Information” section. This contains:
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Alarm company name
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Contact phone number
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Verbal password (SAFE/Abort WORD) for verification.
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If you do not see the safe/abort word, you will not be able to stop them from dispatching the police
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- Call the alarm provider once you know the safe/abort word, if there is a delay in obtaining it, call alarm company and follow steps 2 and beyond, however let them know you are working on the abort word
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Step 2: Verify Your Identity With the Alarm Company
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When connected advise them:
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Your full name with ACME House Company.
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Property address in full (street number, street name, city).
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This is a false alarm.
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Step 3: Provide the Verbal Password
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Give SAFE WORD / VERBAL PASSWORD exactly as listed in Breezeway.
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If you cannot locate the verbal password:
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Escalate immediately to your supervisor or contact the property owner
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Once you learn the verbal password, add it to breezeway for the future
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Step 4: Notify Property Agent Department
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Send a message via Spoke Phone, Slack or call directly. Include:
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Property address
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Who triggered the alarm (team member or vendor)
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Confirmation that the alarm company was contacted and cleared.
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Step 5: Property Agent; Create a Work Order in Breezeway
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Template Title: “ALARM SET OFF”
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If the alarm was triggered by a team member:
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Assign the work order to them.
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They are responsible for:
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Documenting details of the incident.
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Confirming corrective action.
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Closing the work order.
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If the alarm was triggered by a vendor (who does not have Breezeway access):
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Property Agent calls the alarm company and assigns the work order to themselves.
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Document all relevant details, including:
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Vendor name
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Reason for property access
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Time and date of incident
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Close the work order once documentation is complete.
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Accountability Policies
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If ACME receives a police citation for a false alarm and:
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You failed to contact the alarm company OR
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There is no Spoke Phone call recording of the report,
You will receive a formal write-up.
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If a vendor caused the false alarm resulting in a citation:
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The vendor will be held financially responsible for the citation
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Leaving the Property
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Look in Breezeway for the next guest arrival date.
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If guest arrives in 7 days or less:
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Do NOT set the alarm. Leave the property guest-ready.
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If guest arrives in 8+ days:
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Set the alarm before you leave.
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- If the next stay is an owner reservation:
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- Always set the alarm.
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Si una Alarma es Activada por un Miembro del Equipo o un Proveedor
Si activas la alarma, eres 100% responsable de evitar que el propietario reciba una multa.
Paso 1: Contacta a la Compañía de Alarmas de Inmediato
La persona que la activó (Ingeniero, Agente de Propiedad o proveedor de limpieza).
La información de la compañía de alarmas se encuentra en Breezeway → Perfil de la Propiedad.
Ubica la sección “Información de la Alarma”. Esta contiene:
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Nombre de la compañía de alarmas
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Número de teléfono de contacto
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Contraseña verbal (SAFE/Palabra de Aborto) para verificación
⚠️ Si no ves la palabra segura/abort, no podrás evitar que envíen a la policía.
Llama al proveedor de la alarma en cuanto tengas la palabra segura.
Si hay retraso en obtenerla, llama de todos modos y sigue los pasos 2 y en adelante, pero indícales que estás gestionando la palabra de aborto.
Paso 2: Verifica tu Identidad con la Compañía de Alarmas
Cuando estés en la llamada, indícales:
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Tu nombre completo con ACME House Company
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Dirección completa de la propiedad (número, calle, ciudad)
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Que se trata de una falsa alarma
Paso 3: Proporciona la Contraseña Verbal
Da la Palabra Segura / Contraseña Verbal exactamente como aparece en Breezeway.
Si no puedes localizar la contraseña verbal:
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Escala inmediatamente a tu supervisor o contacta al propietario.
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Una vez que la obtengas, agrégala en Breezeway para futuros casos.
Paso 4: Notifica al Departamento de Agentes de Propiedad
Envía un mensaje por Spoke Phone, Slack o llama directamente. Incluye:
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Dirección de la propiedad
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Quién activó la alarma (miembro del equipo o proveedor)
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Confirmación de que la compañía de alarmas fue contactada y liberó el reporte
Paso 5: Agente de Propiedad; Crear una Orden de Trabajo en Breezeway
Título de la plantilla: “ALARMA ACTIVADA”
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Si la alarma fue activada por un miembro del equipo:
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Asigna la orden de trabajo a esa persona.
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Esa persona es responsable de:
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Documentar los detalles del incidente.
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Confirmar acción correctiva.
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Cerrar la orden de trabajo.
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Si la alarma fue activada por un proveedor (que no tiene acceso a Breezeway):
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El Agente de Propiedad llama a la compañía de alarmas y se asigna la orden de trabajo a sí mismo.
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Documenta todos los detalles relevantes, incluyendo:
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Nombre del proveedor
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Motivo del acceso a la propiedad
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Fecha y hora del incidente
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Cierra la orden de trabajo una vez que la documentación esté completa.
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Políticas de Responsabilidad
Si ACME recibe una multa policial por una falsa alarma y:
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No contactaste a la compañía de alarmas O
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No existe un registro de llamada en Spoke Phone del reporte,
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Recibirás una amonestación formal.
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Si un proveedor causó la falsa alarma y resultó en multa:
- El proveedor será financieramente responsable de la multa.
Al Salir de la Propiedad
Revisa en Breezeway la fecha de llegada del próximo huésped.
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Si el huésped llega en 7 días o menos:
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NO actives la alarma. Deja la propiedad lista para el huésped.
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Si el huésped llega en 8 días o más:
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Activa la alarma antes de salir.
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Si la próxima estancia es una reserva del propietario:
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Siempre activa la alarma.
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