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Alarm Set-Off

If an Alarm is Set Off by a Team Member or Vendor

If you set off the alarm, you are 100% accountable to stop the owner from receiving a citation.  

 Step 1:  Contact the Alarm Company immediately
Whoever Set it off (Engineer, Property Agent, or Housekeeping vendor)

  • Alarm company info is in Breezeway: 

    • Property profile.

    • Locate the “Alarm Information” section. This contains:

      • Alarm company name

      • Contact phone number

      • Verbal password (SAFE/Abort WORD) for verification.

        • If you do not see the safe/abort word, you will not be able to stop them from dispatching the police 

      • Call the alarm provider once you know the safe/abort word, if there is a delay in obtaining it, call alarm company and follow steps 2 and beyond, however let them know you are working on the abort word

Step 2: Verify Your Identity With the Alarm Company

  • When connected advise them:

    • Your full name with ACME House Company.

    • Property address in full (street number, street name, city).

    • This is a false alarm.

Step 3: Provide the Verbal Password

  • Give SAFE WORD / VERBAL PASSWORD exactly as listed in Breezeway.

  • If you cannot locate the verbal password:

    • Escalate immediately to your supervisor or contact the property owner

    • Once you learn the verbal password, add it to breezeway for the future

 Step 4: Notify Property Agent Department

  • Send a message via Spoke Phone, Slack or call directly. Include:

    • Property address

    • Who triggered the alarm (team member or vendor)

    • Confirmation that the alarm company was contacted and cleared.

 Step 5: Property Agent; Create a Work Order in Breezeway

  • Template Title: “ALARM SET OFF”

  • If the alarm was triggered by a team member:

    • Assign the work order to them.

    • They are responsible for:

      • Documenting details of the incident.

      • Confirming corrective action.

      • Closing the work order.

  • If the alarm was triggered by a vendor (who does not have Breezeway access):

    • Property Agent calls the alarm company and assigns the work order to themselves.

    • Document all relevant details, including:

      • Vendor name

      • Reason for property access

      • Time and date of incident

      • Close the work order once documentation is complete.

 Accountability Policies

  • If ACME receives a police citation for a false alarm and:

    • You failed to contact the alarm company OR

    • There is no Spoke Phone call recording of the report,
      You will receive a formal write-up.

  • If a vendor caused the false alarm resulting in a citation:

    • The vendor will be held financially responsible for the citation

Leaving the Property

  1. Look in Breezeway for the next guest arrival date.

    • If guest arrives in 7 days or less:

      • Do NOT set the alarm. Leave the property guest-ready.

    • If guest arrives in 8+ days:

      • Set the alarm before you leave.

  2. If the next stay is an owner reservation:
      • Always set the alarm.

Si una Alarma es Activada por un Miembro del Equipo o un Proveedor

Si activas la alarma, eres 100% responsable de evitar que el propietario reciba una multa.

Paso 1: Contacta a la Compañía de Alarmas de Inmediato

La persona que la activó (Ingeniero, Agente de Propiedad o proveedor de limpieza).

La información de la compañía de alarmas se encuentra en Breezeway → Perfil de la Propiedad.

Ubica la sección “Información de la Alarma”. Esta contiene:

  • Nombre de la compañía de alarmas

  • Número de teléfono de contacto

  • Contraseña verbal (SAFE/Palabra de Aborto) para verificación

⚠️ Si no ves la palabra segura/abort, no podrás evitar que envíen a la policía.

Llama al proveedor de la alarma en cuanto tengas la palabra segura.
Si hay retraso en obtenerla, llama de todos modos y sigue los pasos 2 y en adelante, pero indícales que estás gestionando la palabra de aborto.

Paso 2: Verifica tu Identidad con la Compañía de Alarmas

Cuando estés en la llamada, indícales:

  • Tu nombre completo con ACME House Company

  • Dirección completa de la propiedad (número, calle, ciudad)

  • Que se trata de una falsa alarma

Paso 3: Proporciona la Contraseña Verbal

Da la Palabra Segura / Contraseña Verbal exactamente como aparece en Breezeway.

Si no puedes localizar la contraseña verbal:

  • Escala inmediatamente a tu supervisor o contacta al propietario.

  • Una vez que la obtengas, agrégala en Breezeway para futuros casos.

Paso 4: Notifica al Departamento de Agentes de Propiedad

Envía un mensaje por Spoke Phone, Slack o llama directamente. Incluye:

  • Dirección de la propiedad

  • Quién activó la alarma (miembro del equipo o proveedor)

  • Confirmación de que la compañía de alarmas fue contactada y liberó el reporte

Paso 5: Agente de Propiedad; Crear una Orden de Trabajo en Breezeway

Título de la plantilla: “ALARMA ACTIVADA”

  • Si la alarma fue activada por un miembro del equipo:

    • Asigna la orden de trabajo a esa persona.

    • Esa persona es responsable de:

      • Documentar los detalles del incidente.

      • Confirmar acción correctiva.

      • Cerrar la orden de trabajo.

  • Si la alarma fue activada por un proveedor (que no tiene acceso a Breezeway):

    • El Agente de Propiedad llama a la compañía de alarmas y se asigna la orden de trabajo a sí mismo.

    • Documenta todos los detalles relevantes, incluyendo:

      • Nombre del proveedor

      • Motivo del acceso a la propiedad

      • Fecha y hora del incidente

    • Cierra la orden de trabajo una vez que la documentación esté completa.

Políticas de Responsabilidad

Si ACME recibe una multa policial por una falsa alarma y:

  • No contactaste a la compañía de alarmas O

  • No existe un registro de llamada en Spoke Phone del reporte,

    •  Recibirás una amonestación formal.

Si un proveedor causó la falsa alarma y resultó en multa:

  • El proveedor será financieramente responsable de la multa.

Al Salir de la Propiedad

Revisa en Breezeway la fecha de llegada del próximo huésped.

  • Si el huésped llega en 7 días o menos:

    • NO actives la alarma. Deja la propiedad lista para el huésped.

  • Si el huésped llega en 8 días o más:

    • Activa la alarma antes de salir.

  • Si la próxima estancia es una reserva del propietario:

    • Siempre activa la alarma.