Alarm Set-Off

If an Alarm is Set Off by a Team Member or Vendor

If you set off the alarm, you are 100% accountable to stop the owner from receiving a citation.

Step 1: Contact the Alarm Company immediately
Whoever Set it off (Engineer, Property Agent, or Housekeeping vendor)

Alarm company info is in Breezeway:
- Property profile.
- Locate the “Alarm Information” section. This contains:
  - Alarm company name
  - Contact phone number
  - Verbal password (SAFE/Abort WORD) for verification.
    - If you do not see the safe/abort word, you will not be able to stop them from dispatching the police
  - Call the alarm provider once you know the safe/abort word, if there is a delay in obtaining it, call alarm company and follow steps 2 and beyond, however let them know you are working on the abort word

Step 2: Verify Your Identity With the Alarm Company

When connected advise them:
- Your full name with ACME House Company.
- Property address in full (street number, street name, city).
- This is a false alarm.

Step 3: Provide the Verbal Password

Give SAFE WORD / VERBAL PASSWORD exactly as listed in Breezeway.
If you cannot locate the verbal password:
- Escalate immediately to your supervisor or contact the property owner
- Once you learn the verbal password, add it to breezeway for the future

Step 4: Notify Property Agent Department

Send a message via Spoke Phone, Slack or call directly. Include:
- Property address
- Who triggered the alarm (team member or vendor)
- Confirmation that the alarm company was contacted and cleared.

Step 5: Property Agent; Create a Work Order in Breezeway

Template Title: “ALARM SET OFF”
If the alarm was triggered by a team member:
- Assign the work order to them.
- They are responsible for:
  - Documenting details of the incident.
  - Confirming corrective action.
  - Closing the work order.
If the alarm was triggered by a vendor (who does not have Breezeway access):
- Property Agent calls the alarm company and assigns the work order to themselves.
- Document all relevant details, including:
  - Vendor name
  - Reason for property access
  - Time and date of incident
  - Close the work order once documentation is complete.

Accountability Policies

If ACME receives a police citation for a false alarm and:
- You failed to contact the alarm company OR
- There is no Spoke Phone call recording of the report,
  You will receive a formal write-up.
If a vendor caused the false alarm resulting in a citation:
- The vendor will be held financially responsible for the citation

Leaving the Property

Look in Breezeway for the next guest arrival date.
- If guest arrives in 7 days or less:
  - Do NOT set the alarm. Leave the property guest-ready.
- If guest arrives in 8+ days:
  - Set the alarm before you leave.
If the next stay is an owner reservation:
- - Always set the alarm.

Si una Alarma es Activada por un Miembro del Equipo o un Proveedor

Si activas la alarma, eres 100% responsable de evitar que el propietario reciba una multa.

Paso 1: Contacta a la Compañía de Alarmas de Inmediato

La persona que la activó (Ingeniero, Agente de Propiedad o proveedor de limpieza).

La información de la compañía de alarmas se encuentra en Breezeway → Perfil de la Propiedad.

Ubica la sección “Información de la Alarma”. Esta contiene:

Nombre de la compañía de alarmas
Número de teléfono de contacto
Contraseña verbal (SAFE/Palabra de Aborto) para verificación

⚠️ Si no ves la palabra segura/abort, no podrás evitar que envíen a la policía.

Llama al proveedor de la alarma en cuanto tengas la palabra segura.
Si hay retraso en obtenerla, llama de todos modos y sigue los pasos 2 y en adelante, pero indícales que estás gestionando la palabra de aborto.

Paso 2: Verifica tu Identidad con la Compañía de Alarmas

Cuando estés en la llamada, indícales:

Tu nombre completo con ACME House Company
Dirección completa de la propiedad (número, calle, ciudad)
Que se trata de una falsa alarma

Paso 3: Proporciona la Contraseña Verbal

Da la Palabra Segura / Contraseña Verbal exactamente como aparece en Breezeway.

Si no puedes localizar la contraseña verbal:

Escala inmediatamente a tu supervisor o contacta al propietario.
Una vez que la obtengas, agrégala en Breezeway para futuros casos.

Paso 4: Notifica al Departamento de Agentes de Propiedad

Envía un mensaje por Spoke Phone, Slack o llama directamente. Incluye:

Dirección de la propiedad
Quién activó la alarma (miembro del equipo o proveedor)
Confirmación de que la compañía de alarmas fue contactada y liberó el reporte

Paso 5: Agente de Propiedad; Crear una Orden de Trabajo en Breezeway

Título de la plantilla: “ALARMA ACTIVADA”

Si la alarma fue activada por un miembro del equipo:
- Asigna la orden de trabajo a esa persona.
- Esa persona es responsable de:
  - Documentar los detalles del incidente.
  - Confirmar acción correctiva.
  - Cerrar la orden de trabajo.
Si la alarma fue activada por un proveedor (que no tiene acceso a Breezeway):
- El Agente de Propiedad llama a la compañía de alarmas y se asigna la orden de trabajo a sí mismo.
- Documenta todos los detalles relevantes, incluyendo:
  - Nombre del proveedor
  - Motivo del acceso a la propiedad
  - Fecha y hora del incidente
- Cierra la orden de trabajo una vez que la documentación esté completa.

Políticas de Responsabilidad

Si ACME recibe una multa policial por una falsa alarma y:

No contactaste a la compañía de alarmas O
No existe un registro de llamada en Spoke Phone del reporte,
- Recibirás una amonestación formal.

Si un proveedor causó la falsa alarma y resultó en multa:

El proveedor será financieramente responsable de la multa.

Al Salir de la Propiedad

Revisa en Breezeway la fecha de llegada del próximo huésped.

Si el huésped llega en 7 días o menos:
- NO actives la alarma. Deja la propiedad lista para el huésped.
Si el huésped llega en 8 días o más:
- Activa la alarma antes de salir.
Si la próxima estancia es una reserva del propietario:
- Siempre activa la alarma.