Vendor Expectations: Working with ACME House Company

Step 1: Professional Standards

• Be professional, courteous, and respectful at all times.
• Staff must be uniformed, badged, or otherwise identifiable.
• Always comply with licensing, insurance, and safety requirements.
• Do not contact owners or guests directly unless ACME gives permission.
  
  

Step 2: Insurance & Documentation

To remain an active vendor, you must maintain:

• General Liability Insurance: Minimum $1M per occurrence / $2M aggregate.
• Workers’ Compensation: Minimum $1M coverage (required if you have employees and/or earn >$80K annually).
• W-9: A completed and up-to-date W-9 must be submitted.
  
  

⚠️ If insurance or documentation is missing or expired, payment may be withheld until updated.

Step 3: Cleaning & Property Care

• Departure Cleans: Must be finished within 48 hours of guest checkout.
• Task Logging: Start and complete tasks in Breezeway in real time (this is required for payment).
• Property Reset: Return all furniture and décor to their original placement.
• Outdoor Care: Clean exterior areas and remove any pet waste.
• Inside Properties: Follow the cleaning and inspection checklist requirements.
  
  

Step 4: Property Readiness & Security

Before leaving, check the reservation schedule:

• Alarm System - (participating properties only)
  
  • Vacancies 8+ days → Arm the alarm.

• • Vacancies 7 days or less → Leave alarm off.
    
    
• Patio Covers -  (participating properties only):
  
  • Vacancies 8+ days → Install patio covers.

• • Vacancies 7 days or less → Leave covers off.
    
    

Additional Security Rules:

• If you accidentally trigger an alarm, immediately notify ACME and the alarm provider. Vendors are responsible for any police dispatch fees.
• Do not access a property without a scheduled task.
• Vendors are liable for any damage or theft that occurs while on site.
  
  

Step 5: Task Management & Reporting

• Review your Breezeway tasks daily.
• Upload a new Loom video for each cleaning to verify completion and condition.
• Report any damage, missing items, or unusual issues to the office through the designated communication channel.
• Do not perform repairs without prior approval from ACME or the property owner.
  
  

Step 6: Payments & Invoicing

How You’ll Get Paid

• All payments are made by ACH only (we do not process checks).
• Breezeway Vendors: Paid weekly (Monday–Sunday cycle, processed Friday).
• Invoice Vendors:
  
  • Send invoices to ACMEHOUSECO@BILL.COM only.

• • Processing takes 5–7 days from receipt.

• • Include: Work Order/PO#, property address, and service description.
    
    

⚠️ Missing or misdirected invoices will result in delayed or denied payment.

Step 7: Performance & Accountability

• ACME monitors vendor performance regularly.
• If feedback or corrections are given, please respond promptly.
• Vendors must leave the property in a guest-ready condition and clean up any mess made during service.
• Failure to meet expectations may result in:
  
  • Delayed payment

• • Corrective action

• • Suspension or termination of partnership
    
    

Quick Reference Tips

• Always log and close Breezeway tasks in real time.
• Keep insurance and W-9 up to date to avoid payment delays.
• Wear shoe booties inside and do not use property amenities.
• If you trigger an alarm → notify ACME immediately.
• Invoices must include PO# and correct details to be processed.
  
  

📌 Questions or Clarifications?
Call or text ACME House Company at (760) 537-6540.

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Bienvenido a ACME House Company

Este manual describe los estándares, políticas y procesos que deberás seguir al prestar servicios en las propiedades administradas por ACME. Por favor revísalo con atención y consérvalo como referencia. Seguir estos pasos asegurará pagos puntuales, experiencias positivas para huéspedes y propietarios, y una relación a largo plazo con ACME.

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Paso 1: Estándares Profesionales

• Mantente profesional, cortés y respetuoso en todo momento.

• El personal debe portar uniforme, gafete o alguna forma de identificación.

• Cumple siempre con los requisitos de licencias, seguros y seguridad.

• No contactes directamente a propietarios o huéspedes a menos que ACME lo autorice.

Paso 2: Seguro y Documentación

Para permanecer activo como proveedor debes mantener vigente:

• Seguro de Responsabilidad Civil General: mínimo $1M por incidente / $2M agregado.

• Seguro de Compensación para Trabajadores: mínimo $1M de cobertura (requerido si tienes empleados y/o ingresos >$80K al año).

• W-9: Debe completarse y mantenerse actualizado.

⚠️ Si falta seguro o documentación, o está vencido, el pago podrá retenerse hasta que se actualice.

Paso 3: Limpieza y Cuidado de la Propiedad

• Limpiezas de Salida: Deben completarse dentro de las 48 horas posteriores a la salida del huésped.

• Registro de Tareas: Inicia y finaliza las tareas en Breezeway en tiempo real (esto es obligatorio para recibir pago).

• Reinicio de Propiedad: Regresa todos los muebles y decoración a su lugar original.

• Áreas Exteriores: Limpia las áreas exteriores y retira cualquier desecho de mascotas.

• Dentro de la Propiedad: Sigue los requisitos de la lista de limpieza e inspección.

Paso 4: Listo para Huéspedes y Seguridad

Antes de salir, revisa el calendario de reservaciones:

Sistema de Alarma (solo propiedades participantes):

• Vacantes de 8+ días → Activa la alarma.

• Vacantes de 7 días o menos → Deja la alarma apagada.

Cubiertas de Patio (solo propiedades participantes):

• Vacantes de 8+ días → Instala las cubiertas.

• Vacantes de 7 días o menos → No las instales.

Reglas de Seguridad Adicionales:

• Si accidentalmente activas la alarma, notifica de inmediato a ACME y al proveedor de alarmas. Los proveedores son responsables de cualquier cargo por despacho policial.

• No accedas a una propiedad sin una tarea programada.

• Los proveedores son responsables por cualquier daño o robo que ocurra durante su estancia en el sitio.

Paso 5: Manejo de Tareas e Informes

• Revisa tus tareas en Breezeway todos los días.

• Sube un video nuevo en Loom por cada limpieza para verificar su finalización y condición.

• Reporta daños, artículos faltantes o problemas inusuales a la oficina por el canal de comunicación designado.

• No realices reparaciones sin aprobación previa de ACME o del propietario.

Paso 6: Pagos y Facturación

Cómo se te pagará

• Todos los pagos se hacen únicamente por transferencia ACH (no procesamos cheques).

Proveedores en Breezeway: Pago semanal (ciclo lunes–domingo, procesado viernes).

Proveedores por Factura:

• Envía facturas solo a ACMEHOUSECO@BILL.COM.

• El proceso tarda de 5–7 días a partir de la recepción.

• Incluye: Número de Orden de Trabajo/PO#, dirección de la propiedad y descripción del servicio.

⚠️ Facturas faltantes, incompletas o enviadas a un correo incorrecto resultarán en retrasos o rechazo de pago.

Paso 7: Desempeño y Responsabilidad

ACME monitorea el desempeño de los proveedores regularmente.

• Si recibes retroalimentación o correcciones, responde de inmediato.

• Debes dejar la propiedad en condiciones listas para huéspedes y limpiar cualquier desorden generado durante el servicio.

• El incumplimiento de expectativas puede resultar en:

  • Retraso en el pago

  • Acción correctiva

  • Suspensión o terminación de la relación laboral

Consejos Rápidos

• Siempre registra y cierra las tareas en Breezeway en tiempo real.

• Mantén vigente tu seguro y W-9 para evitar retrasos en pagos.

• Usa cubrezapatos dentro de la propiedad y no utilices las amenidades.

• Si activas una alarma → notifica a ACME de inmediato.

• Las facturas deben incluir PO# y los detalles correctos para ser procesadas.

📌 ¿Preguntas o aclaraciones?
Llama o envía mensaje de texto a ACME House Company al (760) 537-6540.

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